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Gestión de Desarrollo en la Industria Gráfica

Thomaz Caspary *

Como dijo Jim Collin en uno de sus artículos: “Si usted entiende que estudiar cuesta caro, experimente el costo de la ignorancia”. Ignorar o no estar informado de determinados acontecimientos en la industria gráfica, puede costar muy caro para su empresa y causar pérdidas y resultados negativos no previstos.

Después de la aplicación de Buenas Prácticas (GMP) en la empresa, llega el momento donde debemos medir y gerenciar las actividades a fin de verificar y corregir las deficiencias y carencias que pueda haber en todos los departamentos administrativos y de apoyo a la producción, así como, los inconvenientes técnicos en los sectores productivos y de suministros.

Uno de los grandes especialistas en la materia es el norteamericano Michael Hammer experto en capacitación en gestión. En Latinoamérica, no debemos ni podemos aplicar los conceptos de Hammer sin antes adaptarnos a los conceptos y conductas pregonadas por él para una mejor aplicación en las empresas gráficas, pues el grado de desarrollo de los recursos humanos en las empresas gráficas de América Latina, principalmente en las pequeñas y medianas lejos de los grandes centros urbanos, es bastante diferente de aquellas que se encuentran en los Estados Unidos, donde Hammer vive y trabaja.

Por esta razón nos gustaría ahora, querido amigo gráfico, darle algunos parámetros de este trabajo, que ya se está realizando en otros sectores industriales de América Latina como en empresas de Productos de Higiene y Limpieza, Alimentos y en la propia empresa de embalajes Tetra Pack. Printconsult ha trabajado con este sistema en varias empresas de pequeño e medio porte donde hemos podido verificar la gran resistencia a los cambios, inclusive por parte de la propia dirección o de los jefes, que ven en este Sistema de Gestión, como un control personal, y no lo que verdaderamente es como herramienta para una drástica reducción de desperdícios y de costos, para que una empresa gráfica se vuelva mas competitiva y lucrativa.

Contamos con varias Herramientas de Gestión, que son “Home Made” en parte con características propias de la industria gráfica, su tecnología y los segmentos de mercado donde actúa. Por otro lado, existen varias empresas, como por ejemplo, Calcgraf, Metrics, E-Calc (en Brasil y en algunos países latinoamericanos) así como empresas locales de cada país, entre otras, que ya desarrollaron una serie de informes sobre el desempeño de este sistema que no es utilizado por la mayoría de los empresarios que tienen este programa. Las empresas gráficas en su mayoría utilizan solo el Pre-Cálculo, la Apertura de la Orden de Servicio u Orden de Producción, Facturación, (raramente el PCP Planeamiento y Control de Producción) y, por lo tanto sin condiciones de usar todas las herramientas que este programa ofrece.

Para avaluar el desempeño de todos los sectores de la empresa, tenemos que comenzar por el Departamento de Ventas. En este Departamento podremos evaluar la eficacia de los profesionales, a través de los innumerables informes que entregan al gestor del área comercial, condiciones que nos permiten evaluar al sector, para lograr que sea más lucrativo, más eficiente y con mejores resultados. Previamente, antes de evaluar al Departamento Comercial debe existir una Planificación Estratégica sin la cual no podremos evaluar el rendimiento del sector. Deberemos medir la eficacia de las visitas a los clientes, la eficacia de la venta por cada vendedor y la eficacia global, no lo que refiere a los márgenes de utilidad o montos de aportes tributarios, o sea lo presupuestado versus lo vendido, clientes que solo piden presupuesto y no compran, porque tienen un “esquema de gratificación al comprador” con otras empresas graficas, etc...

Muchas veces los profesionales de venta (vendedores, consultores de venta, representantes o cualquier otro nombre que acostumbramos a darles) pretenden siempre tener una buena facturación para obtener una buena comisión en su bolsillo, y no se preocupan por los márgenes de aportación o si el tipo de servicio es adecuado para la empresa gráfica. Algunos dueños de imprentas cuando ven una cifra importante en el pedido quedan entusiasmados. Por esa causa, el análisis de las deficiencias en el pre-cálculo es muy importante. Sin exagerar sobre determinados parámetros, los empresarios gráficos no piensan en el Capital de Giro, ni si en ese pedido habrá una utilidad al realizar el Post-cálculo. Por esta razón debemos hacer un análisis de como se comportan los márgenes por tipo de producto vendido en la empresa.

Otro sector que tendrá que tener su desempeño evaluado debidamente es el de compras, donde se podrá ahorrar mucho dinero para la empresa. En muchos casos, dice Michael Raynor en su artículo sobre “gerenciamiento de lo desconocido” la empresa logra ser competitiva y obtener utilidad, a través de una buena gestión de compras. Varios son los procedimientos e informes, que medirán el desempeño del área de suministros, que no se restringe a compras solamente, sino a toda el área de trasiego y stocks de materiales, especialmente materias primas.

La gestión y el Desarrollo de PCP (Planeamiento y Control de la Producción) es de fundamental importancia, pues concentra todas las informaciones del área comercial y del área productiva, pudiendo ofrecer a la dirección de la empresa, todos los datos relativos a la productividad, producción, desperdicios e inconvenientes en la distintas áreas, sea por los originales recibidos de los clientes, por las materias primas, calidad de los productos impresos (El Departamento de Calidad debe trabajar incorporado al PCP) productividad, etc... Los informes específicos tienen por finalidad detectar estas situaciones, generando inclusive previsiones para el post-cálculo. También el mantenimiento preventivo y correctivo está contemplado a través del PCP, en conjunto con el área industrial que tiene su control propio, tanto con relación a la calidad de los operadores de las distintas máquinas y equipamiento de preimpresión o terminación, como de la propia operación en sí de los materiales que optimicen la producción y aumentos la productividad.

En la evaluación sobre el desempeño, no debemos olvidarnos también de toda la logística de trasiego tanto de materias primas como de los impresos semi-terminados (movimientos internos y envío de servicios para terceros) así como de los productos prontos que se envían a los clientes. Finalmente no podemos olvidarnos del área de desempeño económico, financiero y de costos de nuestra empresa, que igualmente requiere de informes específicos que separen el área económica de la financiera, así como los costos que deben realizarse siempre en base a los datos internos de la empresa y no, como es costumbre, en gran parte por los dueños de la imprenta, utilizando promedios obtenidos a través de entidades, empresas de programas de gestión menos confiables o que cotizan al mismo valor hora de la firma competidora.

Es fundamental que cada empresa gráfica, independientemente de su tamaño o segmento de mercado donde actúa, tenga en mente la necesidad de que se formule un presupuesto global anual para su imprenta, o sea, estimar, con base a diversos datos internos, conjugados con datos económicos de mercado o de planificación estratégica del dueño (o por consejo de la administración en firmas más grandes) cuando se pretenda facturar para el año siguiente, cuales son los costos de los productos vendidos, verificando las inversiones en coordinación con su implicancias en el presupuesto anual. Se debe lograr realizar un presupuesto, con un margen de utilidad pretendido, después de considerar los impuestos, y prever eventuales reservas para futuras inversiones (cosa rara en la industria gráfica de pequeño y mediano tamaño). Dicho presupuesto, en el año que corresponda, deberá estar auditado mensualmente pudiendo modificarse para los meses siguientes, en función de las contingencias que se vayan produciendo.

Una empresa que realice controles, que adopte sistemas de gestión y tome las debidas previsiones para resolver los desvíos, genealmente es una empresa lucrativa. El o los socios de dicha empresa generalmente están satisfechos con los resultados. Mientras que si una empresa sólo da problemas y no encuentra soluciones, los dueños están permanentemente irritados y desilusionados.

Estimado lector. En vez de desearnos como de costumbre un próspero año nuevo, tomemos la decisión de hacer que nuestras empresas sea lucrativa y con eso, nuestra vida estará compensada y, por lo tanto feliz. Vamos a comenzar el 2008 con la seguridad de que vale la pena alcanzar nuestras metas personales y de nuestras empresas para que seamos personas menos amargadas y menos angustiadas. Vale la pena!!!!