Opinión de un Proveedor Quiero instalar una gráfica...
Thomaz Caspary. Consultor gráfico y director de Printconsult Ltda.

 

Recibimos constantemente e-mails preguntándonos sobre cómo instalar una gráfica o que máquinas debo comprar para instalar una gráfica. Estas preguntas vienen de las más increíbles regiones de Brasil, como por ejemplo, Chapadão do Céu en Goiás, ciudad con cerca de 4.800 habitantes. Recibimos también e-mails de pequeñas ciudades de casi todos los estados de Brasil como Congonhal (MG), Miranda (MS), Itamarajú (BA) y decenas de otras ciudades, inclusive de Portugal, desde donde recibimos un e-mail solicitándonos lo siguiente: “Estoy pensando en abrir una gráfica en Viana do Castelo, pero no sé si el negocio es rentable. ¿Vale la pena invertir? Me gustaría tener algo diferente, pero no sé por dónde comenzar”. Sin embargo de entre las preguntas más pintorescas recibimos de Natal (RN) la siguiente pregunta: “Señores, tengo en mi casa un ordenador PC con programa Windows 2000. Me gustaría abrir en mi casa una gráfica digital y quería saber los equipamientos que debo comprar para conectar a mi ordenador. ¿Eso es muy caro? ¿Dónde encuentro y qué marcas me aconsejan?”

Resolvimos escribir este artículo hoy para dilucidar los principales puntos que deben ser tenidos en cuenta a la hora de abrir una gráfica. Existen muchos aspectos que influyen decisivamente en el montaje de la gráfica que queremos instalar. Entre ellos, podemos citar:

> ¿Qué tipo de impresos va a imprimir?
>  Existen otras gráficas en mi ciudad. ¿Qué es lo que hacen?
> ¿En qué regiones pretendo ofrecer los impresos?
> ¿Cuánto tengo para gastar?
> ¿Necesito un préstamo?

Una vez definidos estos cuatro puntos básicos, vamos a verificar ahora lo que realmente interesa y que, en la verdad no es poco. En primer lugar, ¿usted sintió que tiene capacidad emprendedora y pretende hacerse un empresario? Imagínese en primer lugar comandando una gráfica. Algunas personas, ya sea porque hayan salido de una gráfica donde trabajaron mucho tiempo o porque hayan recibido una máquina usada como parte de pago de indemnización resuelven abrir una gráfica solamente porque oyeron decir que el mercado es muy bueno para tal actividad. Si usted no se siente bien haciendo lo que gusta, o disfruta de su futura actividad, no será feliz y, consecuentemente, su negocio estará condenado al fracaso. Si hubiera un socio, sea pariente o no, ¿será él tan agradable en la convivencia empresarial como en la vida particular?

Conozca las necesidades legales para abrir su gráfica. No deje de legalizar su empresa. Las gráficas que trabajan en la formalidad facturan más que las informales. Consulte siempre a un buen contador, que será su brazo derecho en la legalización de su negocio, haciendo una planificación tributaria estratégica adecuada a su actividad.

La elección del local es vital para su negocio. Lo que usted debe considerar es si necesitará del flujo de muchas personas, si usted pretende abrir una copiadora o gráfica rápida (en este caso considere un punto de frente callejero o en centro comercial) o si su negocio no depende de este flujo, pues usted tendrá vendedores que van a la empresa de los clientes. Verifique el valor del metro cuadrado de los locales donde pretende instalar su empresa y vea las otras opciones como necesidad de estacionamiento. Tal vez la elección de un galpón en calles secundarias o aún fuera del centro de la ciudad pueda resolver su problema de localización. Esa elección debe tener en cuenta la facilidad del flujo de personas y  la entrega de sus impresos. Y no deje de considerar la venta por Internet, pues en los días de hoy, principalmente para gráficas rápidas, el envío de archivos por la red es cosa bastante común. Cerciórese, sin embargo, de la capacidad de su proveedor y de la calidad de transmisión.
Haga una proyección de los ingresos y egresos. Investigue de entrada otras gráficas, para saber cuánto es viable facturar los meses iniciales dependiendo del segmento de mercado en lo cual usted pretende actuar. Proyecte ingresos menores para, por lo menos, un año. Si los números de su facturación fuesen mayores que los que usted pensó, perfecto!

Costos fijos, como limpieza, energía eléctrica, teléfono, salarios, contador, impuestos diversos, internet, impuestos fijos, promoción, material de oficina, así como los costes variables, como papel, tinta, chapas, materiales de consumos industriales, impuestos sobre ventas, comisiones, etc., deben ser seriamente considerados antes de que usted piense en comprar cualquier máquina. Todo eso y más un poco debe ser proyectado para que usted tenga la real noción de cuanto irá a necesitar para mantener su empresa abierta.

Esencial en la vida de toda gráfica es conocer el mercado que se quiere alcanzar, pues sin ventas la empresa no sobrevive. Para vender bien es necesario tener políticas de mercado, impresos diferenciados, buenas relaciones, buen equipo de ventas conocedor de los impresos que vende y, principalmente, formas de promoción de su gráfica, como por ejemplo, una Web en internet, que hoy en día cuestan muy poco.

Los precios de sus productos deberán ser adecuados a los costes de su gráfica y a la estrategia de la empresa – no sin considerar el mercado – y un equipo de ventas eficiente. Hoy, las pequeñas gráficas representan en Brasil cerca del 96% de todas las gráficas brasileñas. Se sabe que por año cierran muchas y se abren otras tantas. Un estudio del IBGE dice que mal administrada una gráfica ya no sobrevive más de un año. En algunos casos llega hasta tres años. Ahora, si está bien administrada desde su planificación (plan de negocios), podrá en poco tiempo transformarse en una empresa de medio porte, llegando en algunos casos a ser una gran gráfica. Necesitamos informatizarnos para que por lo menos tengamos un programa de gestión de costos y formación del precio de venta. La época del “Papel x 3” o aún de “copiar”  el valor de la hora-máquina del vecino, acabó. Existe un estudio del SEBRAE que dice que en las micro-y-pequeñas empresas, sólo un 47% tiene sistemas informatizados de las cuáles la mitad tiene solamente un ordenador. Tenemos empresas especializadas en software para gráficas para todos los tamaños de empresa, del Norte y Nordeste de Brasil, hasta el extremo Sur.

Sin planificación y controles de gastos y de la producción, además de compras bien esquematizadas, no hay como perpetuar su gráfica. Organice su gráfica como si ella fuera en el futuro a transformarse en una gran empresa. Documente todo, planee las ventas y la producción, proyecte su necesidad de capital humano y como mantenerlos en la empresa a través de entrenamientos constantes y otros atractivos, no necesariamente monetarios.

Elabore en su plan de negocios la misión y visión de su gráfica, controles adecuados de stocks y no se olvide de que serán necesarios líderes (no necesariamente jefes) para que esa gráfica funcione. Las empresas generalmente son montadas para realizar los sueños de personas. Los suyos (como dueño de la gráfica), el sueño de sus clientes (recibiendo un impreso de calidad en el plazo correcto y con precio justo), de sus operarios (trabajando en un ambiente de cordialidad, recibiendo entrenamiento para crecer en la profesión) y también de sus proveedores que son prácticamente su fuente de insumos y muchas veces hasta de crédito.

Considere que a la hora de instalar su gráfica, todos necesitan estar felices, motivados, alegres de relacionarse con su empresa. No es sólo comprar este o aquel equipamiento. Respondiendo al amigo de Portugal que pregunta si el negocio será rentable. Sí, la gráfica es un negocio rentable, si usted sigue determinadas premisas de administración, Marketing, Ventas y actualización tecnológica. Si comienza una gráfica sin planificación y con máquinas usadas compradas de alguien desesperado para vender bien barato, una máquina que nunca vio mantenimiento en la vida, ciertamente usted tendrá dolores de cabeza. Y no serán pocos. Las empresas tienen una misión social antes de todo. Investigue lo que esas personas desean con su gráfica. Y atienda esos anhelos. El logro vendrá como consecuencia.